Dobrze zorganizowany event firmowy może stać się narzędziem, pozwalającym na osiągnięcie celów wizerunkowych i biznesowych. Jego przygotowanie wymaga jednak skoordynowania wielu działań. Zastanawiasz się, jak nad tym wszystkim zapanować, by uniknąć niepotrzebnego stresu? Przeczytaj nasz poradnik i sprawdź, jak zorganizować firmową imprezę.
Wskazówka 1: zdefiniuj cel wydarzenia
Dlaczego ustalenie celu wydarzenia jest tak ważne? Ponieważ dzięki temu łatwiej Ci będzie zaplanować scenariusz imprezy oraz dobrać odpowiedni jej format. To również pierwszy Rada do tego, aby ustalić, jaki budżet należy przeznaczyć na przygotowanie eventu. Planując cel, zastanów się, czy bardziej zależy Ci na aspektach wizerunkowych (np. budowaniu zaufania do marki), czy może sprzedaży produktu lub usługi. Inny rodzaj imprezy sprawdzi się, gdy chcesz pozyskać nowych klientów lub wzmocnić lojalność dotychczasowych, a inny, gdy Twoim celem jest zwiększenie motywacji pracowników czy zakomunikowanie ważnych zmian w firmie.
Wskazówka 2: określ, kto będzie uczestnikiem
Każdy event firmowy ma określoną grupę odbiorców. Mogą do niej należeć np. pracownicy, klienci lub też partnerzy biznesowi. Wiedząc, kto będzie uczestniczył w wydarzeniu, łatwiej Ci będzie dopasować format i charakter imprezy do oczekiwań jej odbiorców. Analizując grupę docelową, koniecznie ustal jej liczebność. Taka wiedza przyda Ci się podczas szacowania budżetu czy wyboru miejsca, w którym warto zorganizować event.
Wskazówka 3: ustal realny budżet
Planowanie budżetu to jeden z ważniejszych etapów przygotowania biznesowego eventu. Od tego, jak dużą pulą środków dysponujesz, zależało będzie wiele kwestii – począwszy od lokalizacji imprezy, poprzez catering i aranżację sali, aż po upominki reklamowe i dodatkowe atrakcje, w których będą mogli wziąć udział uczestnicy wydarzenia. Pamiętaj, że budżet lubi się zmieniać. Dlatego zawsze planuj go z niewielką nadwyżką (ok. 5% kosztów imprezy). Dzięki temu zapewnisz sobie rezerwę środków, które w razie potrzeby przeznaczysz na niespodziewane wydatki.
Wskazówka 4: określ format wydarzenia
Biznesowe eventy mogą przybierać różne formy, np. takie, jak konferencje, wystawy, targi, warsztaty, dni otwarte, pikniki firmowe czy wyjazdy integracyjne. Pamiętaj, że charakter imprezy powinien być dopasowany do jej celu oraz oczekiwań i zainteresowań uczestników. Zastanów się zatem czy firmowy event ma służyć prezentacji nowych produktów i usług, wzmocnieniu relacji z klientami czy może zwiększeniu integracji zespołu. W pierwszym przypadku wydarzenie może przybrać formę konferencji, podczas której prelegenci opowiedzą o nowościach w ofercie. Jeśli z kolei zależy Ci na wzmocnieniu relacji z klientem, lepiej postaw na kameralne spotkanie biznesowe. Piknik firmowy to z kolei świetny sposób, aby zadbać o integrację pracowników.
Wskazówka 5: przygotuj brief eventu
Brief eventu to dokument, który pozwoli Ci zaplanować imprezę oraz zadbać o koordynację wszystkich związanych z tym działań. Najczęściej przybiera on formę tabeli, w której wpisuje się:
- harmonogram prac, jakie należy wykonać, aby zorganizować event,
- osoby odpowiadające za realizację poszczególnych zadań,
- terminy i deadline’y
- miejsce wydarzenia,
- liczbę i rodzaj uczestników,
- scenariusz wydarzenia oraz przewidziane atrakcje,
- informacje o sponsorach i partnerach.
W briefie warto umieścić także cel wydarzenia. Dzięki temu, osobom odpowiadającym za realizację poszczególnych zadań, łatwiej będzie się trzymać przyjętej wizji eventu.
Wskazówka 6: przygotuj scenariusz wydarzenia
Chcesz uniknąć niepotrzebnego chaosu? Przygotuj scenariusz wydarzenia. Zadbaj o to, aby plan był bardzo szczegółowy – wyznacz w nim nie tylko najważniejsze punkty imprezy, lecz również krótkie przerwy kawowe czy czas wolny dla gości. Jeśli masz wątpliwości, poproś inne osoby organizujące event o sprawdzenie scenariusza. Dzięki temu uda się wyłapać ewentualne błędy i im zapobiec. Pamiętaj również, że plan wydarzenia powinien być na tyle elastyczny, aby dało się go modyfikować. Unikniesz w ten sposób zamieszania, nawet jeśli któreś z punktów imprezy nieoczekiwanie się przeciągną.
Wskazówka 7: zadbaj o odpowiednie atrakcje
Żaden biznesowy event nie może obejść się bez atrakcji dla gości. To właśnie one często decydują o tym, że odbiorcy wydarzenia zechcą w nim uczestniczyć. Przygotowując program dodatkowych wydarzeń, postaraj się, aby były one nieszablonowe, lecz dopasowane do stylu imprezy. Nie zapomnij również o upominkach dla gości. Torby bawełniane z nadrukiem, długopisy czy koszulki z logo firmy, to tylko niektóre gadżety, które możesz wręczyć uczestnikom imprezy.
Organizacja firmowego eventu to nie problem!
Przygotowanie biznesowego eventu wymaga uwzględnienia wielu kwestii. Mamy nadzieję, że po lekturze naszego poradnika wiesz już, jak przygotować firmową imprezę, która na długo zapadnie w pamięć jej uczestników. Jeśli natomiast szukasz akcesoriów, które mogą uświetnić spotkanie, zapoznaj się z naszą ofertą. W asortymencie sklepu videodruk.pl znajdziesz wiele pomysłowych gadżetów reklamowych, które możesz wykorzystać jako upominek dla gości.
